كيفية تتبع الوقت والاندماج مع برنامج محاسبة الخاص بمسك الدفاتر

واحدة من أصعب المهام للشركات هي تتبع وقت الموظف. إن معرفة كيف يقضي الموظفون وقتهم خلال ساعات العمل وما يعملون عليه مستحيل عمليا بدون الوقت المناسب لتتبع برامج محاسبة. عندما يتم استخدام تتبع الوقت بشكل صحيح ، يمكن أن يكون مفيدًا جدًا لأي نشاط تجاري ؛ ومع ذلك ، إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح (على سبيل المثال من خلال الإدارة الجزئية) ، فقد يؤدي ذلك إلى الموظفين الساخطين ، والمعنويات السيئة للشركة ، والإنتاجية والنتائج.

شرح تتبع الوقت للموظفين
عندما تقرر تنفيذ نظام تتبع الوقت ، فمن المهم أن يتم نقل الأسباب والمزايا للموظفين قبل التنفيذ. اشرح ليس فقط دافع الشركة لتتبع الوقت ، ولكن اشرح كيف يدعم تتبع الوقت المناسب النمو الإيجابي.

كن حذرا لتجنب أن تبدو مثل “الأخ الأكبر” يراقب على أكتافهم. بدلاً من ذلك ، اشرح أن تتبع الوقت سيوفر (من بين ما يلي):

القدرة على تحديد المناطق للاستفادة من الإنتاجية
فرص لتحسين سير عمل الشركة
تقدير لأفضل فرص الأداء والترويج
منظور كلي لأداء الشركة الكلي والبيانات الضخمة لقرارات الإستراتيجية المستقبلية
اختيار برنامج تتبع الوقت المناسب
تقدم تطبيقات تتبع الوقت اليوم مجموعة واسعة من الميزات والتكاملات. إذا كان لديك موظفون ميدانيون أو عن بُعد ، أو تكلفة عمل أو احتياجات تتبع الفصل ، فأنت تريد التأكد من أنه يمكنك إنشاء رموز مخصصة والحصول على تحديثات عن بعد والتحديثات من الميدان.

تريد أيضًا التأكد من أن برنامج تتبع الوقت يتكامل مع برنامج محاسبة الخاص بك. على سبيل المثال ، تتكامل TSheets ، وهي إحدى المفضلات في AccountingDepartment.com ، مع QuickBooks وتقدم تحديثات ميدانية عبر الرسائل النصية أو تطبيقات الهواتف الذكية.

إدارة المشاريع وتحليل الربحية
إن معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في كل مشروع أو عميل معين يمكن أن يساعدك في تحديد المشاريع المحددة أو خطوط المنتجات أو أنواع العملاء الأكثر ربحًا – أو الأكثر تكلفة – لشركتك. شجع الموظفين على تحديث الوقت في الوقت الفعلي حتى تتمكن من قياس التقدم الذي يحرزه الموظفون في المشاريع والمكان الذي قد يتم تعليقهم فيه.

إذا كان تطبيق تتبع الوقت الخاص بك يقدم ملاحظات ، يمكن للموظفين تحديث معلومات حول سبب أن شيئًا ما قد استغرق وقتًا أطول من المتوقع أو إذا كانت هناك مشكلة أو مشكلة غير متوقعة. يمكنك حتى تحديد المشاريع والعملاء الذين قد يخلقون مشكلات وضبط التكتيكات بشكل أسرع من الانتظار حتى تقوم بتحليل كتبك في نهاية ربع السنة.

تتبع الوقت يمكن أتمتة جداول الرواتب
يمكن استخدام بعض برامج تتبع الوقت المتوفرة لأكثر من مجرد تتبع الوقت. يمكن استخدامه أيضًا للحفاظ على الجداول الزمنية. في المواقف التي تكون فيها غير متأكد من عدد الساعات التي يقضيها الموظفون في مشروع معين ، فإن الجداول الزمنية تجعل المهمة أسهل بكثير لكشف الرواتب.

سير العمل
يمكن أن يساعدك برنامج تتبع الوقت على فهم كيفية عمل الشركة بالضبط. يمكن أن يوضح لك ما يبذل الموظفون جهودهم ووقتهم فيه ، كما يمنحك نظرة عامة على الأعمال. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك اتخاذ قرارات بشأن التعديلات على مشاريع معينة ، مع الحفاظ على ما هو متوقع وتحقيق الأهداف.

كلفة
يمكن لجميع الشركات الاستفادة من تحسين أرباحها النهائية أو العثور على تكاليف غير ضرورية في ميزانيتها. الدفاتر الدؤوبة يمكن أن تساعد في ذلك ، وكذلك تتبع الوقت. بمجرد فهمك لسير عمل الشركة ، يصبح ملاحظة مكان وجود المشاكل أبسط من ذلك بكثير.

بينما تبني بيانات تتبع الوقت لديك وتكون قادرًا على إجراء تحليل أكثر شمولاً ، قد تجد أنك قادر على زيادة أو تقليل خطوط معينة من الأعمال بناءً على نتائجك. تذكر فقط تشجيع موظفيك على رؤية تتبع الوقت كطريقة لتحسين مستقبل الشركة بدلاً من مراقبة عملهم.

إذا كنت بحاجة إلى المساعدة في دمج نظام تتبع الوقت في برنامج مسك الدفاتر والمحاسبة الخاص بك ، فيمكن لأحد خبرائنا مساعدتك في تسريع وتأكد من أن كتبك في حالة جيدة.